{"id":721,"date":"2022-05-16T16:18:30","date_gmt":"2022-05-16T21:18:30","guid":{"rendered":"https:\/\/friendshipforce.ca\/?page_id=721"},"modified":"2026-03-21T12:28:50","modified_gmt":"2026-03-21T17:28:50","slug":"planning-managing-outbound-journeys","status":"publish","type":"page","link":"https:\/\/friendshipforce.ca\/fr\/planning-managing-outbound-journeys\/","title":{"rendered":"Planification et gestion des s\u00e9jours"},"content":{"rendered":"<p class=\"wp-block-paragraph translation-block\"><strong>Atelier de l'Est du Canada du 26 et du 29 avril 2022<\/strong><\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Il est important que le coordinateur des ambassadeurs lance le projet au plus t\u00f4t en envoyant une invitation chaleureuse \u00e0 tous les membres du club et en veillant \u00e0 leur implication d\u00e8s le d\u00e9but de la planification. \u00c0 cette fin, il convient d'organiser des r\u00e9unions et des activit\u00e9s sociales, tant en int\u00e9rieur qu'en ext\u00e9rieur.<\/li>\n\n\n\n<li>Choisir le meilleur moment pour annoncer un s\u00e9jour peu demand\u00e9; ni trop t\u00f4t pour ne pas d\u00e9courager les membres de votre club de s\u2019inscrire, ni trop tard pour ne pas laisser assez de temps aux membres potentiels d\u2019autres clubs esp\u00e9rant soumettre leur demande.&nbsp;<\/li>\n\n\n\n<li>Comment inviter un ami \u00e0 participer \u00e0 un s\u00e9jour dont le nombre d'inscrits est insuffisant\u00a0? L'ami doit devenir membre du club des ambassadeurs et respecter toutes les politiques de FFI du club.<\/li>\n\n\n\n<li>Certains clubs utilisent un syst\u00e8me de points pour s\u00e9lectionner les ambassadeurs int\u00e9ress\u00e9s au s\u00e9jour lorsqu'ils sont en surnombre ou pour placer les membres sur une liste d'attente au cas o\u00f9 un ambassadeur devrait annuler sa participation apr\u00e8s confirmation.<\/li>\n\n\n\n<li>Certains clubs demandent aux ambassadeurs s\u00e9lectionn\u00e9s un acompte pour confirmer leur engagement de prendre part au s\u00e9jour; un acompte assez consid\u00e9rable et non remboursable r\u00e9duit le risque d\u2019annulation. Le r\u00e8glement du club peut stipuler que l\u2019acompte n\u2019est remboursable que si un ambassadeur rempla\u00e7ant acceptable confirme sa participation et verse l\u2019acompte requis.<\/li>\n\n\n\n<li>Certains clubs r\u00e9servent des places aux nouveaux membres afin de leur permettre de vivre l'exp\u00e9rience rapidement apr\u00e8s leur adh\u00e9sion.<\/li>\n\n\n\n<li>Certains clubs encouragent les nouveaux membres \u00e0 collaborer d\u2019abord \u00e0 un accueil avant de partir en s\u00e9jour. D\u00e9signer un mentor pour encadrer un nouveau membre peut s'av\u00e9rer tr\u00e8s utile.<\/li>\n\n\n\n<li>N'oubliez pas que les membres \u00ab postulent \u00bb pour participer \u00e0 un s\u00e9jour; assurez-vous qu'ils r\u00e9pondent aux exigences de sant\u00e9 et de mobilit\u00e9 du club h\u00f4te et du club des ambassadeurs (\u00e0 savoir\u00a0: capacit\u00e9 \u00e0 porter et manipuler leurs bagages dans les avions et les trains, \u00e0 monter les escaliers, etc.). Examinez leur formulaire de demande, discutez individuellement avec eux et v\u00e9rifiez leurs r\u00e9f\u00e9rences. Organiser des activit\u00e9s de plein air pendant la phase de planification peut constituer un outil d'\u00e9valuation efficace.<\/li>\n\n\n\n<li>Il est important de proc\u00e9der \u00e0 une v\u00e9rification approfondie des \u00ab candidats \u00bb provenant d'autres clubs.<\/li>\n\n\n\n<li>Il est essentiel de disposer d'une copie des informations d'urgence pour chaque ambassadeur (passeport, visa, assurance maladie provinciale, assurance voyage, contact d'urgence, etc.).<\/li>\n\n\n\n<li>Organisez une s\u00e9ance de formation obligatoire avec les ambassadeurs s\u00e9lectionn\u00e9s afin de garantir qu'ils comprennent clairement le code de conduite de FFI, leur r\u00f4le et leurs responsabilit\u00e9s pendant le s\u00e9jour, ainsi que l'importance de la discr\u00e9tion face aux situations difficiles \u2013 un ambassadeur doit communiquer directement avec le coordinateur des ambassadeurs pour partager ses pr\u00e9occupations et les probl\u00e8mes.<\/li>\n\n\n\n<li>Il arrive que le club h\u00f4te sous-estime la difficult\u00e9 du s\u00e9jour, que ce soit en ce qui a trait \u00e0 l'h\u00e9bergement ou au programme d'activit\u00e9s. Cela peut s'expliquer par divers facteurs, notamment culturels. N'h\u00e9sitez pas \u00e0 demander \u00e0 un ambassadeur de se renseigner sur la r\u00e9gion et d'identifier les \u00e9ventuels d\u00e9fis physiques.<\/li>\n\n\n\n<li>Demandez aux ambassadeurs de partager leurs commentaires et leurs id\u00e9es sur le programme d'activit\u00e9s propos\u00e9 par le club h\u00f4te afin de favoriser une participation pleine et enti\u00e8re.<\/li>\n\n\n\n<li>Discutez de la question des cadeaux entre clubs avec le coordinateur h\u00f4te. Il peut s'agir, par exemple, d'un don \u00e0 une organisation caritative de son choix, d'un livre sur le pays ou la r\u00e9gion des ambassadeurs, le drapeau du pays des ambassadeurs, etc.<\/li>\n\n\n\n<li>Demandez au club h\u00f4te s'il y a des co\u00fbts fixes \u00e0 supporter d'avance et \u00e0 quelle date il souhaite recevoir le paiement des frais d'h\u00e9bergement pour couvrir ces co\u00fbts. Assurez-vous que les deux coordinateurs comprennent bien les co\u00fbts d'h\u00e9bergement afin d'\u00e9viter toute surprise (frais suppl\u00e9mentaires) \u00e0 votre arriv\u00e9e.<\/li>\n\n\n\n<li>Veuillez confirmer avec le coordinateur h\u00f4te le mode de paiement pr\u00e9f\u00e9r\u00e9 (virement bancaire, esp\u00e8ces \u00e0 l'arriv\u00e9e, autre). En cas de virement bancaire, FFI est pr\u00eate \u00e0 agir comme interm\u00e9diaire et des frais de 3 % sont appliqu\u00e9s aux paiements par carte de cr\u00e9dit.<\/li>\n\n\n\n<li>Demandez \u00e0 un ambassadeur de se renseigner sur les normes culturelles du pays et du club visit\u00e9s et de partager ces informations avec le groupe.<\/li>\n\n\n\n<li>H\u00e9bergement\u00a0: envoyez un questionnaire aux ambassadeurs afin de recueillir ces informations d\u00e8s le d\u00e9but du processus et de les partager avec le coordinateur h\u00f4te.<\/li>\n\n\n\n<li>Statut vaccinal COVID\u00a0: obtenez un certificat de vaccination de chaque ambassadeur et confirmez aupr\u00e8s du coordinateur h\u00f4te le statut vaccinal des membres et h\u00f4tes de leur club.<\/li>\n<\/ul>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p class=\"translation-block\"><strong>Atelier de l'Est du Canada du 26 et du 29 avril 2022<\/strong><\/p>","protected":false},"author":2,"featured_media":0,"parent":0,"menu_order":0,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","template":"","meta":{"footnotes":""},"class_list":["post-721","page","type-page","status-publish","hentry"],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/friendshipforce.ca\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/pages\/721","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/friendshipforce.ca\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/pages"}],"about":[{"href":"https:\/\/friendshipforce.ca\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/types\/page"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/friendshipforce.ca\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/users\/2"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/friendshipforce.ca\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=721"}],"version-history":[{"count":6,"href":"https:\/\/friendshipforce.ca\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/pages\/721\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":1234,"href":"https:\/\/friendshipforce.ca\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/pages\/721\/revisions\/1234"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/friendshipforce.ca\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=721"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}