Atelier de l'Est du Canada du 26 et du 29 avril 2022
- Il est important que le coordinateur des ambassadeurs lance le projet au plus tôt en envoyant une invitation chaleureuse à tous les membres du club et en veillant à leur implication dès le début de la planification. À cette fin, il convient d'organiser des réunions et des activités sociales, tant en intérieur qu'en extérieur.
- Choisir le meilleur moment pour annoncer un séjour peu demandé; ni trop tôt pour ne pas décourager les membres de votre club de s’inscrire, ni trop tard pour ne pas laisser assez de temps aux membres potentiels d’autres clubs espérant soumettre leur demande.
- Comment inviter un ami à participer à un séjour dont le nombre d'inscrits est insuffisant ? L'ami doit devenir membre du club des ambassadeurs et respecter toutes les politiques de FFI du club.
- Certains clubs utilisent un système de points pour sélectionner les ambassadeurs intéressés au séjour lorsqu'ils sont en surnombre ou pour placer les membres sur une liste d'attente au cas où un ambassadeur devrait annuler sa participation après confirmation.
- Certains clubs demandent aux ambassadeurs sélectionnés un acompte pour confirmer leur engagement de prendre part au séjour; un acompte assez considérable et non remboursable réduit le risque d’annulation. Le règlement du club peut stipuler que l’acompte n’est remboursable que si un ambassadeur remplaçant acceptable confirme sa participation et verse l’acompte requis.
- Certains clubs réservent des places aux nouveaux membres afin de leur permettre de vivre l'expérience rapidement après leur adhésion.
- Certains clubs encouragent les nouveaux membres à collaborer d’abord à un accueil avant de partir en séjour. Désigner un mentor pour encadrer un nouveau membre peut s'avérer très utile.
- N'oubliez pas que les membres « postulent » pour participer à un séjour; assurez-vous qu'ils répondent aux exigences de santé et de mobilité du club hôte et du club des ambassadeurs (à savoir : capacité à porter et manipuler leurs bagages dans les avions et les trains, à monter les escaliers, etc.). Examinez leur formulaire de demande, discutez individuellement avec eux et vérifiez leurs références. Organiser des activités de plein air pendant la phase de planification peut constituer un outil d'évaluation efficace.
- Il est important de procéder à une vérification approfondie des « candidats » provenant d'autres clubs.
- Il est essentiel de disposer d'une copie des informations d'urgence pour chaque ambassadeur (passeport, visa, assurance maladie provinciale, assurance voyage, contact d'urgence, etc.).
- Organisez une séance de formation obligatoire avec les ambassadeurs sélectionnés afin de garantir qu'ils comprennent clairement le code de conduite de FFI, leur rôle et leurs responsabilités pendant le séjour, ainsi que l'importance de la discrétion face aux situations difficiles – un ambassadeur doit communiquer directement avec le coordinateur des ambassadeurs pour partager ses préoccupations et les problèmes.
- Il arrive que le club hôte sous-estime la difficulté du séjour, que ce soit en ce qui a trait à l'hébergement ou au programme d'activités. Cela peut s'expliquer par divers facteurs, notamment culturels. N'hésitez pas à demander à un ambassadeur de se renseigner sur la région et d'identifier les éventuels défis physiques.
- Demandez aux ambassadeurs de partager leurs commentaires et leurs idées sur le programme d'activités proposé par le club hôte afin de favoriser une participation pleine et entière.
- Discutez de la question des cadeaux entre clubs avec le coordinateur hôte. Il peut s'agir, par exemple, d'un don à une organisation caritative de son choix, d'un livre sur le pays ou la région des ambassadeurs, le drapeau du pays des ambassadeurs, etc.
- Demandez au club hôte s'il y a des coûts fixes à supporter d'avance et à quelle date il souhaite recevoir le paiement des frais d'hébergement pour couvrir ces coûts. Assurez-vous que les deux coordinateurs comprennent bien les coûts d'hébergement afin d'éviter toute surprise (frais supplémentaires) à votre arrivée.
- Veuillez confirmer avec le coordinateur hôte le mode de paiement préféré (virement bancaire, espèces à l'arrivée, autre). En cas de virement bancaire, FFI est prête à agir comme intermédiaire et des frais de 3 % sont appliqués aux paiements par carte de crédit.
- Demandez à un ambassadeur de se renseigner sur les normes culturelles du pays et du club visités et de partager ces informations avec le groupe.
- Hébergement : envoyez un questionnaire aux ambassadeurs afin de recueillir ces informations dès le début du processus et de les partager avec le coordinateur hôte.
- Statut vaccinal COVID : obtenez un certificat de vaccination de chaque ambassadeur et confirmez auprès du coordinateur hôte le statut vaccinal des membres et hôtes de leur club.