Source : Atelier de l'Est du Canada du 9 et 10 février 2022
- Les nouveaux membres apportent des idées différentes à une expérience d'accueil.
- Pour encourager les nouveaux membres à devenir un coordinateur d'accueil, désignez un membre expérimenté pour les encadrer tout au long de l'événement.
- FFI devrait envisager d'ajouter des informations telles que le type d'hébergement, le type d'animaux de compagnie et les allergies au formulaire de demande de l'ambassadeur.
- La communication est essentielle entre le coordinateur du pays hôte et le coordinateur des ambassadeurs – mieux vaut trop communiquer que pas assez.
- Il est essentiel que la liste de contrôle « Santé et mobilité » soit adaptée aux besoins spécifiques de chaque accueil et qu'elle soit communiquée au coordinateur des ambassadeurs. Cela permettra non seulement aux ambassadeurs de satisfaire aux exigences, mais aussi au coordinateur d'accueil de s'assurer que les hôtes s'y conforment également.
- Le coordinateur d'accueil doit avoir une idée précise des dates de départ de TOUS les ambassadeurs à la fin de leur visite afin d'éviter les demandes surprises de prolongation de séjour.
- Les clubs peuvent souhaiter effectuer une visite du domicile de l'hôte afin de s'assurer de commodité pour l'hébergement des ambassadeurs.
- Le coordinateur d'accueil doit informer tous les hôtes de leurs rôles et responsabilités (comment être un bon hôte), de l'obligation pour les ambassadeurs d'assister à toutes les activités du programme, de la manière de gérer les demandes irréalistes d'un ambassadeur (par exemple : l'activité préférée de l'ambassadeur pour une journée libre est beaucoup trop éloignée ou très coûteuse) et identifier les sujets à éviter (par exemple : la religion, la politique et actuellement la COVID).
- L’accueil d'embassadeurs pendant la pandémie de COVID-19 doit être abordé afin de confirmer le consentement des hôtes et leur niveau de confort.
- Il est important que l'hôte d'hébergement de nuit communique avec son ambassadeur afin de partager diverses informations qui garantiront un séjour confortable et réussi.
- Les coordinateurs de voyage (hôte et ambassadeur) doivent s'assurer de la forme physique des hôtes et des ambassadeurs pour participer à l'accueil et à son programme d'activités.
- Le coordinateur d'accueil doit évaluer de manière réaliste la difficulté du programme d'activités : faible, moyenne ou difficile. Il doit communiquer cette évaluation au coordinateur des ambassadeurs.
- Un hôte d'hébergement accueillant seul peut avoir besoin de l'aide de plus d'hôtes de jour que les hôtes d'hébergement en couple.
- Un programme d'activités devrait être axé sur la culture, l'histoire et l'amitié.
- Envisagez d'intégrer des activités classiques à votre programme, puis variez-les pour maintenir l'intérêt des hôtes. La variété est un atout d' expériences enrichissantes. Il peut être judicieux qu'un membre prenne en charge la coordination d'une journée d'activités classiques, car toutes les informations et les contacts sont facilement accessibles.
- Les problèmes qui surviennent doivent être réglés immédiatement.
- Durant l'accueil, il est important de communiquer clairement les détails du programme d'activités de chaque journée – c'est-à-dire : tous les moments importants dans l'horaire, les informations sur l'hôte de jour, les plans pour le souper, etc.
- Certains hôtes d'hébergement fournissent plus de détails pour chaque journée d'activités, par exemple : le nom de leur hôte de jour, l'heure de prise en charge le matin et l'heure de retour en fin de journée.
- Si le programme d'une journée spécifique est très chargé, il est préférable de ne pas prévoir une activité en soirée
- Pour les journées libres au programme, les hôtes devraient s'enquérir des intérêts de l'ambassadeur et, le cas échéant, lui proposer des activités.
- Il est judicieux qu'un club se dote d'une politique ou de directives concernant les frais de transport de l'hôte (carburant, stationnement, transports en commun, etc.) ET les conditions de remboursement de ces dépenses. Les clubs sont encouragés à partager cette politique ou ces directives avec les autres clubs.
- Assurez-vous que la politique et les directives de votre club concernant le remboursement des frais de transport (véhicule personnel ou transports en commun), tels que le carburant, le stationnement, les billets de bus/métro/train, soient communiquées à tous les hôtes participant à l'accueil.
- Intégrez des expériences culturelles locales dans votre programme d'activités : une rencontre avec un groupe culturel ou multiculturel, une pièce de théâtre, un jardin botanique, la gastronomie, une galerie d'art, l’ornithologie, la fabrication de lanternes d'Halloween, la préparation de tartes aux pommes, des pique-niques, etc.
- Pour gagner du temps et réduire les coûts, pensez à acheter des plats cuisinés dans une épicerie pour un événement particulier OU prévoyez des repas-partage.
- Identifiez clairement tous les coûts de l’accueil dès la phase de planification – il ne devrait y avoir aucune surprise pendant ou à la fin de l’accueil.
- Opérations bancaires : L’utilisation du compte bancaire personnel d’un membre est désapprouvée. Un compte bancaire distinct doit être ouvert pour chaque accueil ou chaque type de voyage. Les frais de service peuvent être minimisés en limitant la durée d’ouverture du compte et en déposant tous les chèques simultanément.
- Envisagez une approche par paliers pour fixer le coût du programme d'activités – paliers A, B et C – afin que le coordinateur des ambassadeurs puisse choisir le coût qui leur convient le mieux.
- Les groupes d'ambassadeurs pourraient être disposés à payer un peu plus pour vivre une expérience spécifique durant l'accueil.
- Proposez peut-être un accueil privilégiant les activités de plein air avec une dimension physique qui pourrait s'avérer très attrayante pour les plus jeunes membres du groupe.
- En guise de remerciement, un ambassadeur invite généralement son ou ses hôtes à souper; l’hôte d’hébergement devrait alors discuter avec l’ambassadeur afin de lui suggérer un restaurant agréable mais abordable. Certains ambassadeurs peuvent préférer cuisiner un repas maison pour leurs hôtes.
- Il est recommandé de réaliser une évaluation après chaque accueil afin d'identifier ce qui a bien fonctionné et ce qui pourrait être amélioré, et de partager ces observations avec les futurs coordinateurs d’accueil.